Hybride werken: Activiteit Gerelateerd Werken 2.0?
Wat hebben de afgelopen twee jaar ons geleerd en wat nemen we mee naar onze nabije werktoekomst? Want als het minder noodzakelijk is om naar kantoor te komen, hoe zorg je er dan voor dat je je medewerkers daar toch regelmatig ziet? Hoe bewerkstellig je dat mensen zich verbonden blijven voelen met je organisatie en met hun collega’s? In dit blog delen we onze gedachten over de toekomt van de werkplek en het fysieke kantoor. En nemen we een aantal ontwikkelingen onder de loep, die ook na het verdwijnen van het thuiswerkadvies vanwege corona, van belang zullen zijn.
Een andere kijk op werk
Mede door corona zijn we anders gaan kijken naar werken. We hinken een beetje op twee gedachten. Aan de ene kant willen mensen weer graag naar kantoor komen, bijvoorbeeld omdat ze dan meer sociaal contact met collega’s hebben, omdat ze zo werk en privé beter gescheiden kunnen houden, of omdat ze op hun werkplek simpelweg beter hun werk kunnen doen. Aan de andere kant hebben we ook goede redenen om (gedeeltelijk) thuis te willen werken. Minder reistijd, efficiënter kunnen werken en flexibel kunnen omgaan met onze werktijd zijn hierin belangrijke factoren. Overigens zijn natuurlijk niet alle soortenwerkzaamheden geschikt voor individueel thuiswerk. Kennisuitwisseling, brainstormen, creativiteit en strategisch denken, komen namelijk het beste tot hun recht in elkaars fysieke nabijheid.
Op kantoor of op afstand?
Eén van de belangrijkste vragen voor onze professionele toekomst: Waar gaan we werken? Willen we massaal terug naar 5 dagen per week naar kantoor? Of werken we net zo lief vanuit huis of op locatie? Microsoft komt in haar World Trend Index 2021 tot de volgende conclusie:
Dat lijkt elkaar tegen te spreken. Maar is dat wel zo? Door een goede balans te vinden in Hybride Werken zijn deze behoeftes juist heel goed samen te brengen. Met een combinatie van op kantoor werken en thuis of op locatie, kunnen beide groepen heel goed worden bediend. Maar daar moeten de werkvloer en de thuissituatie natuurlijk wel op ingericht zijn.
Waar gaat het naartoe?
Deze recente ontwikkelingen bieden de kans om bij het ontwerp van nieuwe kantooromgevingen, of bij het herinrichten van werkplekken af te stappen van de (vaak inspiratieloze) traditionele indeling van het cellenkantoor en de met liefde gehate open kantoortuin werkplekken. Dit is dus een mooie gelegenheid om opnieuw te kijken naar wat je medewerker nodig heeft om te floreren. Wij denken dat er post-covid minder nadruk zal komen te liggen op de standaard bureauwerkplek. Mensen zullen vaker naar kantoor komen om actief samen te werken en te overleggen, en minder om individuele bureauwerkzaamheden uit te voeren.
Dit vraagt om andere typen werkplekken. Denk aan projectkamers, aanlandwerkplekken die te gebruiken zijn tussen overleggen door, bel- en concentratiecocons en meer overleg- en samenwerkplekken. Allemaal voorzien van de juiste middelen voor digitaal contact met thuiswerkende collega’s. Ook al denken wij dat de verhoudingen in type plekken zullen veranderen, verwachten we niet dat de bureauwerkplek volledig zal verdwijnen. Niet iedere thuissituatie of functie leent zich immers voor thuiswerk. In veel gevallen zal een kantoorconcept nodig zijn dat de gebruiker de keuze geeft uit een diversiteit aan (flexibele) werkplekken, passend bij de aard van de werkzaamheden en met een logisch verloop van reuring naar rust.
Wat betekent dat voor je werkomgeving?
Medewerkers komen minder vaak naar kantoor. En dat doen ze vooral om samen te werken en elkaar te ontmoeten. Dat zijn dus veelal andere werkzaamheden dan voorheen. Dat betekent dat er structurele veranderingen nodig zijn op de werkvloer. Voorheen deed iedereen eigenlijk al zijn werk op dezelfde (gesloten) plek. Geconcentreerd werken, overleggen en bellen, je deed het allemaal op je eigen of gedeelde kamer. Met de komst van Het Nieuwe Werken veranderde dat enigszins. Wanden werden verwijderd, er kwamen concentratiewerkplekken en er werden open overlegplekken gecreëerd. Maar het gros van het werk bleef op dezelfde plek plaatsvinden. Het grote verschil was vooral dat grote groepen nu bij elkaar werden geplaatst in…de kantoortuin. De minst succesvolle variant van kantoorinrichting, sinds we als holbewoner stopten met kantoor houden in onze grot en met een bammetje onder de arm naar ons werk kuierden.
Activiteit Gerelateerd Werken 2.0
Hybride Werken is onze ogen een flinke stap in de goede richting. Een doorontwikkelde versie van het Activiteit Gerelateerd Werken, dat jaren geleden werd ontwikkeld door Veldhoen + Company. Natuurlijk vraagt die stap wel om aanpassingen. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van digitale voorzieningen en het creëren van een juiste mix van plekken voor videobellen, samenwerkplekken, vergader- en overlegruimtes, concentratiewerkplekken en plekken die een mindere concentratie toelaten. Om tot die juiste mix te komen, bepalen we eerst de flex-factor van je organisatie en kijken we naar het type werk dat je medewerkers doorgaans doen. Op basis daarvan creëren we een uitgebalanceerde scheiding van werkplekken voor concentratie en voor communicatie. In veel gevallen zal overigens blijken dat er minder vaste werkplekken nodig zijn. En dat kan betekenen dat je als organisatie ruimte overhoudt. Het is dus ook zaak om daar slim mee om te gaan.
Wat betekent dat voor je mensen?
De aanpassingen die nodig zijn bij Hybride Werken zitten zeker niet alleen in de fysieke werkplekken zelf. Minstens zo belangrijk voor een succesvolle implementatie is het teweegbrengen van een gedragsverandering bij de gehele organisatie, van directie en management tot medewerkers. Tijdens diverse projecten waarbij Hybride Werken (en eerder ook Het Nieuwe Werken) werd geïmplementeerd heeft De Twee Snoeken ruime ervaring opgedaan in het bewerkstelligen van een succesvolle transformatie. Zowel in fysiek opzicht, door kantoorgebouwen en werkruimtes aan te passen, als bij het begeleiden van organisaties in het aanpassen van hun werkwijze en werkmentaliteit.
Hybride werken en productiviteit
Doemdenkers beweren dat de productiviteit door Hybride Werken flink zou kunnen teruglopen. Maar wat blijkt? Het tegengestelde is waar, zo concludeert het Amerikaanse onderzoeksbureau Gartner. Zeker als we kijken naar hoe consistent iemand is in het opleveren van gewenste resultaten, en minder – zoals gebruikelijk – naar hoeveel iedere medewerker nou precies presteert. Krijgen we meer vrijheid in waar en wanneer we werken, dan groeit het percentage mensen dat erg goed presteert zelfs van 45% naar 63%, constateert Gartner.
Een gezonde werkomgeving
Een gezond en inspirerend kantoor helpt om mensen optimaal te laten functioneren. We denken dat er de komende jaren meer nadruk zal komen te liggen op een gezonde werkomgeving. Dat gaat natuurlijk verder dan het faciliteren van goed meubilair en andere hulpmiddelen. De coronapandemie heeft bijvoorbeeld het belang van goede ventilatie op de werkplek uitgewezen. Daarnaast is ook het juiste licht een niet te onderschatten factor. Het ontbreken van het juiste licht op de werkplek kan leiden tot fouten, verminderde concentratie en productiviteit en zelfs ongelukken. Het juiste licht (vooral daglicht is hierbij van belang) op de werkplek zorgt er vaak voor dat medewerkers zich niet alleen fitter en prettiger voelen, maar dat ook daadwerkelijk zijn. En dus kunnen zij hun werk beter doen.
Comfort, een goede akoestiek en luchtkwaliteit zijn enkele voorbeelden van aspecten die hierbij van belang zijn. Diversiteit in inrichting, identiteit en eigenheid, beplanting en kunst zijn ook van invloed op het welzijn en de prestaties van medewerkers.
Maatwerk
Voor de implementatie van Hybride Werken bestaat geen een uniforme ontwerpoplossing. Hybride Werken is maatwerk, dat ook aan verandering onderhevig is en zal blijven. Er zijn geen twee organisaties precies hetzelfde. De ene Hybride oplossing kan voor de ene organisatie wel en voor de andere organisatie juist niet werken. Wij zijn er dan ook van overtuigd dat maatwerk een voorwaarde is voor een succesvolle overstap naar Hybride Werken. Soms vraagt dat een grote aanpassing en in andere gevallen is die overstap redelijk eenvoudig te maken. Ook dat verschilt dus per situatie en organisatie.
Behoud van identiteit
Bij de transformatie naar een hybride werkwijze is het overigens ook belangrijk om de identiteit te bewaken. Bij diverse projecten merken wij dat organisaties en medewerkers kunnen worstelen met het verlies van identiteit in een flexomgeving. Juist als je niet meer dagelijks naar kantoor komt, heb je behoefte aan een thuisgevoel binnen het (soms heel grote) gebouw waar je werkt. In ons werk hebben wij uiteraard ook aandacht voor dit aspect. Door verschillende slimme oplossingen te bieden, zorgen we ervoor dat je organisatie en je mensen dat ‘thuisgevoel’ op zijn minst behouden en soms zelfs versterken.
Ontmoeten, concentreren en samenwerken
Wat ons betreft gaat het uiteindelijk om het vinden van de juiste balans tussen ontmoeten en samenwerken, tussen individueel werken en geconcentreerd werken. Tussen wel of niet aanspreekbaar willen zijn. En om deze verschillende werkvormen te faciliteren voor je medewerkers. De Twee Snoeken heeft jarenlange ervaring op het gebied van Activiteit Gerelateerd Werken. Na een diepgaande inventarisatie van de specifieke wensen en eisen van gebruikers, gaan wij graag aan de slag om een dergelijk veranderproces voor je organisatie vorm te geven. Meer weten? Neem eens vrijblijvend contact op met onze interieurarchitect en specialist op het gebied Hybride Werken, Charlotte Engelkamp: charlotte.engelkamp@tweesnoeken.nl
